Bạn đã biết những tính năng quan trọng của một phần mềm quản lý bán hàng?

Updated: Nov 7, 2018

Có quá nhiều tính năng “lý tưởng” trên quảng cáo của phần mềm quản lý bán hàng. Nhưng đâu mới là những điều cần thiết và phù hợp nhất cho cửa hàng của bạn?

Bạn có bao giờ thấy hoang mang với muôn vàn lời giới thiệu hoa mỹ từ những nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng?


Bạn thấy mông lung với muôn vàn tính năng "thần thánh" nhưng không biết đâu mới là cái thực sự cần thiết với cửa hàng của mình?


Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về các tính năng cần có của một công cụ quản lý bán hàng, và chọn lựa được phần mềm phù hợp nhất cho mình nhé!


Quản lý tồn kho (nguyên vật liệu, mỹ phẩm, dược liệu)

Quản lý kho luôn là một bài toán khó với mọi nhà quản lý. Kho là nguồn hàng bán, là nguồn doanh thu chưa chuyển đổi thành tiền và có nguy cơ gia tăng chi phí nếu hàng lưu kho quá lâu, hoặc tệ hơn là hàng lưu quá hạn sử dụng và không thể bán.


Nếu chỉ quản lý kho theo cách truyền thống, với các bước nhập dữ liệu thủ công, sai sót là điều không thể trách khỏi! Chính vì vậy, bạn cần một phần mềm QLBH có chức năng quản lý tồn kho thông minh và chuyên nghiệp.

Ứng dụng "Quản lý kho" trong phần mềm bePOS
  • Quản lý tồn kho giúp bạn tiết kiệm tiền

Nếu bạn đang kinh doanh những mặt hàng có hạn sử dụng (như mỹ phẩm hay dược liệu), bạn thực sự phải để tâm đến hạn sử dụng của các sản phẩm này.


Nhưng cách quản lý truyền thống khó lòng giúp bạn nắm được danh sách những sản phẩm sắp hết hạn trong thời gian tới, cũng như đảm bảo không có sai sót trong việc lọc các sản phẩm theo thứ tự thời gian của hạn sử dụng.


Hàng hóa quá hạn sẽ không thể lưu thông và đó sẽ là tổn thất cho cửa hàng của bạn. Tuy nhiên, việc lưu hàng trong kho là một dạng chi phí biến đổi. Nó tăng dần theo thời gian bạn lưu trữ sản phẩm trong kho.

Có nhiều cách để quản lý kho hàng của bạn. Bạn có thể quản lý thủ công qua giấy tờ, tốn thời gian và có thể gây sai sót, hoặc có thể chọn cách tự động với phần mềm, giúp tiết kiệm nhiều thời gian với tính chính xác cao. Bạn sẽ chọn cách nào?
  • Quản lý tồn kho giúp bạn cải thiện dòng tiền thực tế

Quản lý kho hàng không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí, việc này còn giúp bạn cải thiện dòng tiền thực tế.

Ứng dụng "Quản lý kho" của phần mềm bePOS

Như đã nói, kho hàng là sản phẩm mà bạn đã trả bằng tiền mặt, và bạn sẽ bán chúng đổi lấy tiền mặt, nhưng khi hàng hoá của bạn vẫn nằm trong kho, chúng chắc chắn không phải là tiền. Đó là lý do tại sao việc phân tách kho vào quản lý dòng tiền rất quan trọng.


Nó có thể ảnh hưởng cả doanh thu (bằng việc tính toán bạn có thể bán bao nhiêu) và chi phí (bằng việc tính toán bạn có thể mua bao nhiêu). Cả 2 yếu tố này ảnh hưởng đến việc bạn đang có trong tay bao nhiêu tiền.

Quản lý tồn kho tốt dẫn đến việc quản lý dòng tiền tốt.

Đặt lịch hẹn trực tuyến qua website, fanpage

"Đặt lịch hẹn" là bước tiếp cận đầu tiên khách hàng vào “trải nghiệm dịch vụ” mà cửa hàng mà bạn đang cung cấp. Không những vậy, khuyến khích khách đặt trước cho sản phẩm và dịch vụ của mình cũng là cách bạn chủ động tạo và quản lý doanh thu cho cửa hàng.

Ứng dụng "Đặt trước và quản lý lịch hẹn" của phần mềm bePOS

Dưới đây là những tính năng đính kèm, sẽ giúp trải nghiệm "đặt lịch hẹn" của khách hàng của bạn trở nên thuận tiện và tuyệt vời nhất có thể!

  • Đính kèm các thông tin khuyến mãi và chương trình ưu đãi

Lý do đầu tiên khách hàng của bạn đặt lịch trực tuyến với cửa hàng đó là họ có thể chủ động về thời gian và dịch vụ mình muốn mà không phải chờ đợi.


Nhưng chính bạn cũng có thể khuyến khích khách hàng đặt lịch bằng những chương trình khuyến mãi hay tặng thêm điểm thưởng. Hãy lựa chọn những phần mềm quản lý bán hàng cho phép tích hợp các thông tin khuyến mãi, ưu đãi vào phần đặt lịch hẹn của khách.

  • Cho phép khách hàng tùy chọn nhân viên yêu thích

Trong ngành dịch vụ, nhân viên luôn là yếu tố tiên quyết, ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng tới cửa hàng của bạn.


Một cửa hàng bán lẻ sẽ luôn có những bạn nhân viên giỏi, có kiến thức, tư vấn nhiệt tình cho khách mua hàng. Một cửa hàng ăn sẽ luôn có các bạn bồi bàn thông minh, nắm được thói quen của của thực khách. Và một cửa hàng spa - salon sẽ rất cần những kỹ thuật viên lành nghề.


Tuy nhiên, sở thích của mỗi khách hàng là khác nhau, và khách hàng của bạn hẳn sẽ muốn được phục vụ (tư vấn, làm dịch vụ...) bởi bạn nhân viên mà mình yêu thích. Nhưng việc phải từ chối khách chỉ bởi vì bạn nhân viên đó đang bận phục vụ khách hàng khác thì thật không hay chút nào, phải không nào?

Cách truyền thống để xử lý việc này là gọi điện đặt trước. Nhưng như đã nói, việc ghi chép thủ công rất dễ xảy ra sai sót.
Chưa kể đến lễ tân gần như không thể ngay lập tức trả lời khách hàng xem, liệu bạn nhân viên yêu thích thích của họ có trống lịch vào thời gian khách hẹn hay không. (Bởi, lễ tân sẽ phải kiểm tra lại "sổ ghi chép" dày cộp và bất tiện, hoặc thậm chí đi xác nhận lại với nhân viên).
Mà trong kinh doanh dịch vụ, chúng tôi hiểu rằng, mọi sự chờ đợi hoặc tệ nhất là sai sót, đều sẽ làm khách hàng phật ý!

Chính vì vậy, bạn cần một hệ thống đặt lịch hẹn tự động, cung cấp mọi thông tin về lịch hẹn của khách và thời gian biểu của nhân viên. Nhờ vậy, bạn sẽ biết được tình trạng lịch hẹn của cửa hàng theo thời gian thực, hoặc tra cứu các lịch hẹn trước và sau đó một cách dễ dàng.

Tiện ích "Chọn nhân viên" của ứng dụng "Đặt lịch hẹn" trên phần mềm bePOS

Là chủ cửa hàng, bạn hoàn toàn có thể đi du lịch mà vẫn nắm rõ tình hình của cửa hàng.

Tiện ích "Theo dõi lịch hẹn" của ứng dụng "Đặt lịch hẹn" trên phần mềm bePOS

Còn với khách hàng thì sao? Họ hoàn toàn có thể đặt lịch hẹn trực tuyến với kỹ thuật viên mà họ ưa thích.


Mọi thứ trở nên thật rõ ràng khi khách hàng biết những dịch vụ mà cửa hàng của bạn cung cấp với mức giá công khai và nhân viên luôn sẵn sàng.


Công cụ chăm sóc khách hàng (CRM)

Sau khi đã “khuyến khích” và “mời gọi” khách hàng của mình đặt trước và trải nghiệm dịch vụ/sản phẩm từ cửa hàng của bạn, giờ là lúc bạn cần lưu trữ lại các dữ liệu quan trọng của khách hàng.


CRM (công cụ quản lý quan hệ khách hàng) hân hạnh "tài trợ chương trình" này!

  • Bạn có thực sự thấu hiểu khách hàng của mình?

Bạn có biết những dịch vụ/sản phẩm mà khách hàng hay dùng nhất?
Bạn có biết lịch sử mua hàng hay lịch sử sử dụng dịch của một khách hàng để nắm bắt thói quen của khách hàng đó?
Bạn có biết sinh nhật của khách hàng hay có thường xuyên nhắn tin chúc mừng những dịp lễ quan trọng với khách hàng?

Khách hàng nào cũng muốn được quan tâm và thấu hiểu. Ai cũng sẽ mỉm cười khi nhận một cuộc gọi chúc mừng sinh nhật và sẽ chẳng có ai từ chối quà tặng trải nghiệm dịch vụ mới của cửa hàng nhân ngày Phụ Nữ Quốc Tế cả.


Chỉ bằng những quan tâm nho nhỏ vậy thôi, khách hàng sẽ thấy bạn (và cửa hàng của bạn) thật chu đáo và chuyên nghiệp biết bao!

  • Tập trung vào khách hàng cũ

Tìm kiếm khách hàng mới rất quan trọng, nhưng chăm sóc khách hàng cũ cũng quan trọng không kém. Chính họ, những người khách hàng thân thiết của bạn, đã góp phần tạo nên thành công của cửa hàng ngày hôm nay.


Không chỉ vậy, việc chốt sale với những khách hàng cũ cũng thường đơn giản hơn triển khai khách hàng mới rất nhiều. Miễn là bạn luôn duy trì (và cải thiện) chất lượng dịch vụ tại cửa hàng mình.


Hãy thiết kế những chương trình ưu đãi phù hợp với từng tập khách hàng thân thiết của bạn. Việc này sẽ không chỉ giúp bạn tăng tỉ lệ khách quay lại cửa hàng, mà còn giúp bạn xây dựng thương hiệu và khẳng định tên tuổi cho cửa hàng của mình.

Tiện ích "Thiết lập chương trình Tích điểm" trên phần mềm bePOS
  • Gián tiếp theo dõi công việc của nhân viên

Nếu bạn đã chi một khoản không hề nhỏ cho hệ thống CRM, tại sao không tận dụng những lợi ích mà CRM có thể mang lại?


Mục đích của hệ thống CRM là để chăm sóc khách hàng, nhưng quá trình sử dụng hệ thống CRM lại thể hiện tương tác của nhân viên với công việc được giao và cách họ thực hiện chúng thế nào.

Theo dõi khách hàng giúp bạn gián tiếp theo dõi được hiệu quả công việc của nhân viên!

Cụ thể hơn, khi bạn giao một công việc cho nhân viên, đừng quên nhìn vào cách họ xử lý công việc ấy, cách họ chia nhỏ công việc và sắp xếp thời gian làm chúng như thế nào.

Ví dụ, bạn giao nhiệm vụ cho nhân viên gọi điện chúc mừng những khách hàng có sinh nhật trong tháng, nhưng nhân viên của bạn lại mất đến 1 tuần để hoàn thành gọi điện cho 20 khách hàng?!

Là một người chủ cửa hàng, nhìn những con số này bạn đã phần nào đánh giá được khả năng xử lý công việc của nhân viên mà không cần phải trực tiếp giám sát ở cửa hàng phải không?


Quản lý nhân viên

Bạn có thể rất giỏi về chuyên môn và công việc kinh doanh, nhưng quản trị con người lại là một vấn đề khác.


Là chủ doanh nghiệp, bạn muốn cửa hàng của mình là một môi trường chuyên nghiệp, nhân viên nghiêm túc và tự giác làm việc. Nhưng trên một khía cạnh khác, bạn không hề muốn thành một “giám sát viên”, lúc nào cũng kè kè nhắc nhở nhân viên.


Và trên hết, tất cả chúng ta đều muốn một chỗ làm thân thiện, nhẹ nhàng, nơi mà sếp và nhân viên trở nên gắn kết với nhau hơn. Tuy nhiên việc đó không hề dễ dàng!

  • Nhân viên của bạn có đến muộn về sớm?

Bạn cần phải kiểm soát giờ giấc đi làm của nhân viên, nhưng bạn không thể và cũng không muốn lúc nào cũng phải đến sớm sớm và canh me xem nhân viên nào đi muộn.


Việc này không chỉ khiến bạn mệt mỏi, mà còn khiến nhân viên của bạn cũng không hề thoải mái khi họ cảm thấy luôn có người theo sát và đánh giá ngay khi họ chưa bắt đầu ca làm việc của mình.


Giải pháp thực ra lại đơn giản đến bất ngờ. Bạn chỉ cần sử dụng phương pháp chấm công tự động!

  • Nhân viên của bạn có đang chuyên tâm trong công việc?

Chấm công có thể sử dụng máy tự động, nhưng liệu có máy nào đo được sự chuyên tâm và "hài lòng" của nhân viên với công việc?

Bạn có đang giao cho nhân viên của mình công việc mà họ không thích hoặc đã quá quen với nó?
Công việc có giúp họ học thêm và trau dồi kỹ năng hàng ngày?
Động lực làm việc của nhân viên bạn là gì? Họ đã được công nhận xứng đáng cho những đóng góp của họ không?
Công ty của bạn có phải là nơi phù hợp giúp họ phát triển được thêm không?

Chỉ khi bạn trả lời được những câu hỏi đó, bạn mới thực sự yên tâm về các nhân viên của mình. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn sẽ theo sát từng bước chân và kè kè hỏi han nhân viên trong cửa hàng mình.


Hãy để phần mềm QLBH giúp bạn tự động theo dõi kết quả công việc của nhân viên! Hãy thử tâm sự với một nhân viên bỗng nhiên làm việc rời rạc, hay đi muộn về sớm, xem liệu cuộc sống cá nhân của họ có đang trục trắc gì không, hoặc có đang bất mãn gì với công việc không...


Đồng bộ dữ liệu các chi nhánh, các tầng, các bộ phận trong cửa hàng

Điện thoại thông minh đã và đang vô cùng phổ biến với chúng ta. Chúng là thiết bị giao tiếp, kết nối, chụp ảnh, nhắn tin và hơn thế nữa, là công cụ quản lý công việc kinh doanh của bạn hiệu quả, linh hoạt và tiện lợi.

Phần mề quản lý bán hàng bePOS - Kết nối mọi lúc mọi nơi!

Nhưng vấn đề ở đây là, công nghệ rất tiện ích, nhưng mất kết nối, mất kiểm soát chúng hay mất dữ liệu thật sự là thảm hoạ.

  • Tính tự động

Dữ liệu đám mây cho phép bạn đồng bộ dữ liệu dễ dàng, bao gồm đơn hàng, hoạt động nhân viên, kho hàng, khách hàng,... Dịch vụ điện toán đám mây đảm bảo dữ liệu của bạn luôn an toàn trong trường hợp ổ cứng hỏng hay vô tình xóa tệp bởi vì mọi thứ đã được lưu tự động.

  • Tính linh hoạt

Dữ liệu đám mây đồng nghĩa với việc bạn có thể truy cập từ bất cứ đâu trên bất cứ thiết bị nào tới bất cứ cửa hàng hay chi nhánh nào mà bạn đang kinh doanh. Điều này không những rút ngắn thời gian và công sức của chủ cửa hàng rất nhiều.

Hãy tưởng tượng bạn đang đi du lịch hay đi cafe với bạn bè, chỉ cần mở chiếc điện thoại thông minh luôn bên cạnh bạn mọi lúc mọi nơi, bạn hoàn toàn có thể biết được tình hình kinh doanh hiện tại ở cửa hàng và phát hiện ngay lập tức nếu có vấn đề gì.


Bạn đã tìm ra lời giải cho bài toán quản lý của mình?

Sau khi nghiên cứu kỹ càng 5 tính năng quan trọng nhất cùng ứng dụng của chúng trong việc quản lý bán hàng, bạn đã lựa được cho mình một phần mềm ưng ý chưa?

Nếu những tính năng trên vẫn chưa đủ cho quyết định của bạn, hãy cùng bePOS tìm hiểu phần 2 của bài viết với 4 tính năng quan trọng không kém của một phần QLBH chuyên nghiệp nhé!


Hãy chia sẻ những thắc mắc của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé, chúng tôi sẽ giúp bạn gỡ rối chúng!


Và nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên like và share để chia sẻ kiến thức đến những người thân và bạn bè của bạn nhé.


Chúc các bạn một ngày làm việc hiệu quả!