Phần mềm quản lý bán hàng - lời giải cho bài toán quản lý thời đại 4.0

Updated: Jan 21, 2019


Bạn có bao giờ thắc mắc, tại sao các cửa hàng, chuỗi cửa hàng lớn lại có thể hoạt động trơn tru mà không có sai sót gì?


Tại sao những chuỗi cửa hàng Spa và Thẩm mỹ viện lại có thể vận hành êm ru, nhớ từng cái tên khách hàng và không quên tri ân bất cứ ngày trọng đại nào của khách?


Không có thành công nào đến một mình cả, tất cả những thành tựu đó đều cần có sự giúp sức của một công cụ hữu ích phía sau - một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp!

Hôm nay, hãy cùng bePOS tìm hiểu những kiến thức cơ bản nhất về giải pháp “thần thánh” này nhé.


Bạn đang chuẩn bị mở cửa hàng của riêng mình? Hay “cơ ngơi” của bạn đang vô cùng hỗn loạn vì cách quản lý thủ công truyền thống? Và bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý bán hàng thông minh?


Nếu vậy, hãy cùng bePOS gỡ rối những thắc mắc này ngay nhé!


Tôi không hiểu phần mềm POS - quản lý bán hàng là gì?


Về bản chất, POS - Point Of Sales (điểm bán hàng), là thuật ngữ để chỉ các điểm phân phối hàng hoá (bán lẻ) được các cửa hàng sử dụng để quản lý việc bán hàng.


POS ghi nhận lại các giao dịch mua bán, phản ánh lượng hàng hóa và tiền mặt ra vào trong một khoảng thời gian nhất định, giúp các chủ cửa hàng quản lý chặt chẽ hàng hóa, doanh thu và hỗ trợ khách hàng thanh toán nhanh gọn, chuyên nghiệp.

Các loại POS hiện sử dụng ở Việt Nam bao gồm:

  1. Máy tính tiền - hình thức nguyên thủy của POS, đơn giản, dễ sử dụng nhưng giá thành cao, khó di chuyển và không thể xuất báo cáo doanh thu.

  2. Phần mềm POS - cài đặt trên PC- là bước phát triển cao cấp hơn của máy tính tiền. Phần mềm tích hợp quản lý đa dụng (kho - nhân viên - bán hàng), hoạt động offline và chịu rủi ro mất mát dữ liệu nếu xảy ra sự cố máy móc.

  3. Cloud-based POS (hoặc web-based POS) - ứng dụng điện toán đám mây, chạy trên nền web - bước tiến cao cấp nhất hiện nay của POS. Còn được gọi là phần mềm quản lý bán hàng (QLBH), hệ thống này sử dụng thiết bị điện tử (laptop, smartphone, máy tính bảng) và ứng dụng điện toán đám mây để đồng bộ và lưu trữ dữ liệu. Chạy trên nền web, đơn giản, linh hoạt sử dụng với tính bảo mật cao, hiện cloud-based POS đang rất được ưa chuộng.

Hệ thống cloud-based POS sẽ cung cấp một phần hoặc đầy đủ các tiện ích hỗ trợ quản lý tại cơ sở kinh doanh của người dùng. Dữ liệu sẽ được cập nhật qua một thiết bị đặt tại cửa hàng, và tự động đồng bộ trên mọi thiết bị di động cài đặt phần mềm tương ứng.


Điều này đặc biệt quan trọng với những chủ doanh nghiệp sở hữu chuỗi cửa hàng, giúp họ theo dõi tiến độ và điều phối công việc từ xa, một cách linh hoạt và chính xác.


Bài viết này sẽ cung cấp những kiến thức đầy đủ để lựa chọ phần mềm QLBH chuyên nghiệp cho cửa hàng của mình.


Vậy phần mềm QLBH sẽ giúp gì cho cửa hàng của tôi?


Với một phần mềm POS truyền thống, bạn có thể chủ động quản lý kinh doanh và bảo mật thông tin của mình.


Với một máy tính tiền cổ điển, bạn có thể quản lý tập trung việc bán hàng, tạo nên sự chuyên nghiệp cho cửa hàng của mình.


Còn với một phần mềm POS trực tuyến (cloud-based POS), bạn có thể linh hoạt quản lý từ xa, vô cùng phù hợp với những người kinh doanh trẻ và năng động.

Với phần mềm QLBH, bạn chỉ cần cập nhật tình trạng kho hàng đầu vào (và vào các lần nhập kho tiếp theo), hệ thống sẽ ghi nhận các giao dịch mua bán theo ngày (theo thời gian và số liệu thực tế), trừ tương ứng với nguyên vật liệu trong kho hàng, và trả cho chủ doanh nghiệp tổng thu tiền mặt và tồn kho cuối ngày.


Cùng với quản lý kho, vận hành doanh nghiệp còn yêu cầu hàng chục chỉ số cần quan tâm như: giá vốn, giá bán, doanh thu theo nhân viên, doanh thu theo ngày, tuần, tháng, số lượng tồn kho,…


Là một chủ doanh nghiệp, bạn muốn được các chỉ số này được máy tính tự động, chính xác, sẵn sàng mọi lúc mọi nơi; hay mỗi khi cần thì bạn (hoặc nhân viên của bạn) phải kỳ công mở excel, tổng hợp số liệu bằng tay, dùng hàm lọc rồi tính toán vô cùng phức tạp?

Tôi nên chọn phần mềm QLBH cho cửa hàng của mình?


Hiện nay có đến hàng chục đơn vị cung cấp phần mềm QLBH tự động, trải rộng trên nhiều ngành nghề, với các mức giá khác nhau. Chắc hẳn, bạn sẽ rất băn khoăn xem đâu mới là giải pháp QLBH thực sự phù hợp với mình nhất?


Trước tiên, hãy phân loại mô hình kinh doanh của bạn. Hiện nay, ba ngành kinh doanh phổ biến bao gồm: (1) Kinh doanh F&B; (2) Kinh doanh Spa/Salon và (3) Kinh doanh bán lẻ.

Ảnh 3 ngành kinh doanh này (kèm logo các phần mềm hiện có và loại hình POS phù hợp)


#1 Ngành hàng F&B



Trong lĩnh vực F&B, nổi tiếng nhất phải kể đến Dcorp R-Keeper - phần mềm quản lý cửa hàng với lịch sử hơn 10 năm phát triển cùng 90,000+ khách hàng trên thị trường Việt Nam.


Hiện nay, Dcorp R-Keeper là phần mềm có chi phí đầu tư đắt nhất thị trường và được phát triển để đáp ứng được những chuỗi nhà hàng, khách sạn cao cấp với chi phí đầu tư lớn.


Tuy nhiên, phần mềm bị đánh giá là có độ tương thích chậm, ít tích hợp với công nghệ mới trong khi giá thành thì quá đắt đỏ.


Hiện nay, những cái tên lớn đang sử dụng Dcorp phải kể đến như KFC, Redsun, Golden Gate. Ngoài ra, ở quy mô nhỏ hơn, các phần mềm quản lý bán hàng F&B phù hợp với các cửa hàng nhỏ, bao gồm iPOS, CUKCUKOcha.


#2 Ngành dịch vụ thẩm mỹ



Những cái tên nổi bật trong lĩnh vực này phải kể đến SalonHero, Ssoft, eBizSpa, myspabePOS (hầu hết các phần mềm QLBH này đều cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ miễn phí trong 14 ngày).


Các phần mềm QLBH trong ngành này cần các tính năng đặc thù như “quản lý lịch hẹn”, “quản lý liệu trình” của khách hàng, linh hoạt, dễ sử dụng trên các thiết bị di động và phải có hình ảnh minh họa rõ ràng, hỗ trợ nhân viên tư vấn cho khách hàng.


Ssoft hay eBizSpa hiện chỉ được cài đặt và sử dụng trên máy PC cố định, không đáp ứng được những yêu cầu về tính cơ động. Các phần mềm ứng dụng “cloud” - đám mây điện toán (bePOS, SalonHero hay myspa) để lưu trữ và đồng bộ dữ liệu đang được ưa chuộng hơn.


Hiện nay, SalonHero là phần mềm “đa dụng” nhất, có thể sử dụng trên cả PC, máy tính bảng và điện thoại di động, hỗ trợ trên Android và đang triển khai trên IOS. Tuy nhiên, vì “đa nhiệm” như vậy nên SalonHero không thể sử dụng mà không có internet. Việc hỗ trợ cả 2 hệ điều hành khiến phần mềm gặp nhiều khó khăn khi đồng bộ dữ liệu cũng là điểm trừ lớn.


Trong khi đó, phần mềm quản lý bán hàng bePOS tuy xuất hiện muộn hơn, chỉ sử dụng được trên IOS và vận hàng trực tiếp trên ipad và iphone (có hỗ trợ trên PC cho chủ cửa hàng xem báo cáo, quản lý lịch hẹn, kho hàng, khách hàng).


Nhưng cũng nhờ vậy mà bài toán đồng bộ dữ liệu được giải quyết dễ dàng, thậm chí khách hàng của bePOS có thể sử dụng ngay cả khi không có internet! Có thể nói, đây là giải pháp quản lý bán hàng tối ưu nhất hiện nay!


#3 Ngành hàng bán lẻ



Cuối cùng là về ngành bán lẻ, các ông trùm trong ngành POS này phải kể đến KiotViet, Nhanh.vn, Sapo với hàng ngàn cửa hàng đang sử dụng trên khắp Việt Nam.


Lâu đời nhất có lẽ phải kể đến maybanhang với gần 10 năm trong ngành với đó là số lượng lên đến 40.000+ máy POS đang sử dụng. Tuy nhiên, sản phẩm này đang bị đánh giá là khó sử dụng và yếu về mặt công nghệ.


Nhanh.vn và Sapo tuy ra đời sau nhưng nhờ tính năng mới về công nghệ và tích hợp với các đơn vị vận chuyển thứ ba, nên rất được các chủ cửa hàng bán lẻ tin dùng.


Tôi cần quan tâm đến những yếu tố gì của phần mềm QLBH?

Đây là bốn yếu tố quan trọng nhất của một phần mềm QLBH:

#1 Dễ sử dụng


Đừng bao giờ lựa chọn những phần mềm quản lý mà bạn không thể dễ dàng hiểu cấu trúc vận hành và cách sử dụng của chúng. Thông thường, những đơn vị cung cấp phần mềm QLBH chuyên nghiệp sẽ có ebook hướng dẫn sử dụng (hoặc trung tâm trợ giúp chuyên nghiệp) cho dịch vụ của họ cung cấp.


Gợi ý của chúng tôi là, bạn có thể xem trước thông tin hướng dẫn sử dụng phần mềm QLBH này, nếu bạn có thể dễ dàng hiểu hướng dẫn của họ mà không cần “sự trợ giúp” từ bên ngoài, thì có lẽ dịch vụ của nhà cung cấp đó tương đối phù hợp với bạn!


#2 Chính xác và chuyên nghiệp


Hai yếu tố cần chú ý là tính “chính xác” và “chuyên nghiệp” của một phần mềm QLBH. Thông qua phần mềm POS ứng dụng điện toán đám mây, chủ doanh nghiệp có thể quản lý cơ sở kinh doanh của mình mà không cần trực tiếp có mặt, nhưng vì vậy, phần mềm đòi hỏi có độ chính xác đến từng chi tiết nhỏ.


Trước tiên, hệ thống quản lý cần phần quyền rõ ràng cho quản lý và nhân viên với hệ thống lưu lịch sử sửa đổi chi tiết. Tuy phần mềm POS trên PC cũng cung cấp tính năng này, nhưng với phiên bản cloud-based và web-based POS mới nhất, mọi tác vụ “thêm mới - xóa - sửa” đều sẽ được lưu lại, hỗ trợ chủ doanh nghiệp theo dõi từ xa.


Các phần mềm QLBH tốt sẽ phân tích chi tiết đến từng định lượng nhỏ nhất của từng mặt hàng, phản ánh chính xác số thu chi, tồn kho của cửa hàng theo thời gian thực. Cuối tháng hoặc cuối kỳ, hệ thống sẽ trả về báo cáo tồn kho và phân tích tài chính. Thật tiện lợi phải không các quản lý?


#3 Linh hoạt truy cập trên các thiết bị di động


Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, tính cơ động và linh hoạt trong kinh doanh luôn luôn được đề cao. Khi một chiếc máy tính bảng có thể thay thế gần như trọn vẹn những tính năng cơ bản của một chiếc máy tính cá nhân (PC hoặc laptop), thì tại sao bạn lại cần sử dụng các máy POS chỉ cài đặt trên PC, phức tạp, cồng kềnh và thậm chí không thể nối mạng


Hãy chú ý tới những phần mềm/ứng dụng QLBH nhỏ gọn và linh động hơn, dễ dàng cài đặt trên mọi thiết bị (từ máy tính, máy tính bảng tới điện thoại thông minh). Bạn có thể linh hoạt sắp xếp theo thời gian cá nhân, vừa quản lý công việc kinh doanh hàng ngày từ xa và kịp thời đưa ra những quyết định chính xác!


#4 Thân thiện với khách hàng


Điểm cần lưu ý cuối cùng khi chọn lựa phần mềm QLBH đó là đo mức độ “thân thiết với khách hàng” của nó. Bạn nên chọn những đơn vị cung cấp giải pháp QLBH có tích năng ghi nhớ, quản lý hồ sơ và lịch sử mua sắm của khách hàng.


Các tính năng cần có bao gồm: (1) tự động lưu trữ thông tin khách hàng theo thời gian thực tế mua sắm hoặc sử dụng dịch vụ tại cửa hàng; (2) thông báo quản lý những thông tin khách hàng (tích điểm, nhắc lịch hẹn, lịch thanh toán và những ngày quan trọng như sinh nhật khách hàng); (3) tự động tích điểm và gửi SMS marketing và tri ân tới khách hàng thân thiết và (4) gửi báo cáo định kỳ trong tháng (hoặc trong quý) tổng hợp phân loại và phân tích khách hàng.

Mọi thao tác được thực hiện hoàn toàn tự động, hạn chế tối đa những sai sót từ các bước lưu trữ thủ công như trước đây. Việc thúc đẩy kênh chăm sóc khách hàng không chỉ giúp bạn chăm sóc khách hàng thân thiết mà còn giúp khai thác khách hàng mới, hỗ trợ tăng 50%-80% doanh thu mỗi kỳ.


#5 An toàn - bảo mật dữ liệu


Yếu tố cuối cùng chính là bảo mật. Về cơ bản, bạn sẽ lưu trữ 100% thông tin cửa hàng, doanh thu, nhân viên và khách hàng vào một nguồn dữ liệu. Chính vì vậy, bạn cần một nguồn lưu trữ có độ bảo mật cao.


Nguồn dữ liệu này sẽ cần được đảm bảo an toàn và chính xác để bạn có thể kiểm tra, đối soát bất cứ khi nào cần. Cách truyền thống là lưu trữ trên sổ sách (rất rủi ro), hoặc trên các file lưu máy tính (rủi ro cao do virus, phần mềm gián điệp hoặc hỏng phần cứng,...) và cách tối ưu nhất hiện nay là lưu trên các đám mây điện toán (sử dụng cloud của những ông lớn trên thế giới Amazon, Google)


Trên thị trường Việt Nam có một vài công ty cung cấp phần mềm QLBH cũng đang sử dụng phương thức lưu trữ này như bePOS, Sapo. Đặc biệt, bePOS sử dụng icloud để lưu trữ và đồng bộ thông tin, giúp dữ liệu của bạn luôn được đồng bộ trên mọi thiết bị (iphone và ipad) mà không cần tới mạng internet.


Bạn đã chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp chưa?


Vậy là bạn đã biết sơ lược về phần mềm quản lý bán hàng là gì, mang lại những giá trị nào, và đâu là những nhà cung cấp phần mềm và những yếu tố cần có của một phần mềm tốt?


Đây quả thực là một phần mềm hiện đại, hữu ích và chuyên nghiệp phải không các bạn.

Lời khuyên của người viết là các bạn nên dùng thử song song một vài phần mềm bán hàng trong thời gian đầu (tận dụng 14 ngày dùng thử miễn phí của các phần mềm). Sau khi có trải nghiệm thực tế với từng loại, bạn biết được đâu là những tính năng phù hợp cho phần mềm QLBH mà bạn cần.


Nếu bạn đang quan tâm đến một vấn đề nào của phần mềm quản lý bán hàng, hãy comment chia sẻ ở phần bình luận bên dưới nhé, chúng tôi sẽ giúp bạn gỡ rối ngay tức thì!

Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hay like và share để chia sẻ kiến thức đến những người thân và bạn bè của bạn nhé.


Chúc các bạn một ngày làm việc hiệu quả!